Bij elke KWPN’er hoort een paardenpaspoort en een registratiebewijs. Het KWPN raadt elke paardenhouder aan om te controleren of het paard op naam geregistreerd staat. Indien dit niet het geval is, kan het KWPN eenvoudig de overschrijving voor u regelen.

Overschrijven is noodzakelijk om deel te nemen aan KWPN-evenementen, zoals keuringen en aanlegtesten, maar de registratie van dekkingen en veulens vraagt ook om een overschrijving. Tevens is het van belang dat een paard op naam van de eigenaar geregistreerd staat in het kader van gezondheid voor mens en dier, indien noodzakelijk kan dan via de database van het stamboek altijd de herkomst van een paard herleid worden. KWPN-leden kunnen zelf hun overschrijvingen regelen via het selfserviceportaal MIJN KWPN. De overschrijving kan definitief gemaakt worden door het originele registratiebewijs (stamboekpapier) op te sturen naar het KWPN-kantoor. Voor niet-leden is het uitsluitend mogelijk om het paardenpaspoort op naam te zetten. Het KWPN adviseert om registratiebewijzen altijd aangetekend op te sturen.